中大型工业企业协同办公平台深度分(fēn)析

这次疫情确实火了一些提供移动办公SaaS服務(wù)类的公司，但这些平台是否能(néng)满足中大型工业企业的协同办公需求呢(ne)？中大型工业企业到底需要什么功能(néng)才能(néng)实现协同？

摘要

所谓协同（Synergism），就是指协调两个或者两个以上的不同资源或者个體(tǐ)，协同一致地完成某一目标或者任務(wù)。德國(guó)物(wù)理(lǐ)學(xué)家哈肯（Haken）在系统论、控制论、信息论、突变论的基础上系统地论述了协同理(lǐ)论，于1976年发表了《协同學(xué)导论》，系统地阐述了协同的内涵，也同样适用(yòng)于管理(lǐ)领域。在文(wén)章《疫情过后工业企业数字化转型方向的深度思考》一文(wén)中提到的企业数字化转型三个方向，其中第一个就是如何解决人与人之间的协同。本文(wén)深度分(fēn)析了中大型企业协同办公平台需求。

关键词：协同 协同理(lǐ)论 协同办公

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基本概念

所谓协同（Synergism），就是指协调两个或者两个以上的不同资源或者个體(tǐ)，协同一致地完成某一目标或者任務(wù)。协作（Collaboration）是指在目标实施过程中，部门与部门之间、个人与个人之间的协调与配合。两者之间的區(qū)别在于“协同”更强调参与主體(tǐ)之间的步调同步性、一致性，比如说交响乐需要多(duō)人协同演奏才能(néng)奏出和美的乐章，而“协作”只是说各方共同参与完成某一任務(wù)，并不强调同步性。

1971年联邦德國(guó)斯图加特大學(xué)教授、著名物(wù)理(lǐ)學(xué)家哈肯（Haken）提出协同的概念，1976年他(tā)在系统论、控制论、信息论、突变论的基础上系统地论述了协同理(lǐ)论，发表了《协同學(xué)导论》。协同论认為(wèi)，千差万别的系统，尽管其属性不同，但在整个环境中，各个系统间存在着相互影响而又(yòu)相互合作的关系。由于协同理(lǐ)论属于自组织理(lǐ)论的范畴，其使命并不仅仅是发现自然界中的一般规律，而是在无生命自然界与有(yǒu)生命自然界之间架起了一道桥梁。协同學(xué)试图把无生命自然界和有(yǒu)生命自然界统一起来，发现它们存在的共同本质规律。协同理(lǐ)论认為(wèi)管理(lǐ)系统是一个复杂性的开放系统，它具有(yǒu)复杂性是因為(wèi)管理(lǐ)系统一般由人、组织和环境三大要素组成，而每个要素又(yòu)嵌套多(duō)个次级要素，其内部呈现非線(xiàn)性特征。管理(lǐ)系统就是在不断地接收信息和输出信息的过程中向有(yǒu)序化方向完善和发展。

02

PC时代协作平台的发展历史

现代通信的发展经历了由電(diàn)路交换到报文(wén)交换到包交换，由模拟通信到数字通信到IP通信过程。國(guó)际電(diàn)信联盟（ITU）相继推出了基于IP通信H系列协议簇及國(guó)际互联网工程任務(wù)组（IETF）的SIP协议，推动了IP通信的高速发展。在2000年左右，以北電(diàn)（Nortel）及Avaya為(wèi)代表的IP和PBX混合交换，及以思科(kē)（Cisco）為(wèi)代表的纯IP交换横空出世奠定了协作平台的基础。两大协作巨头IBM和微软相继推出了自己的产品，IBM以 Domino和Same time产品為(wèi)核心，微软以Exchange及Lync（刚开始叫UC）产品為(wèi)核心，通过硬件网关的方式把传统的语音、视频、传真等各种通信方式整合到一个平台，解决了企业内部之间及与客户、合作伙伴之间的沟通协作问题。此时的系统还只实现了不同通信系统之间的整合，方便了大家的沟通，但因為(wèi)缺少和业務(wù)系统的整合，大家沟通完后，要处理(lǐ)企业内部业務(wù)还必须切换到另一套系统。所以这个阶段我们只能(néng)称之為(wèi)沟通协作（Collaboration）,还不能(néng)称之為(wèi)协同（Synergism）。尽管这些巨头在PC时代取得了巨大的成功，遗憾的是在移动互联网时代却落伍了，一代优秀产品Domino沦為(wèi)被出售的结局。

03

移动时代协作平台的发展

随着移动互联网、云计算等技术和商(shāng)业模式的成熟，传统的企业管理(lǐ)软件厂商(shāng)金蝶基于传统的OA软件设计理(lǐ)念，重新(xīn)改造适合移动办公特点，于2011年推出了“云之家” SaaS版，成為(wèi)國(guó)内首个推动移动办公服務(wù)的厂商(shāng)。早期以推出自己的OA功能(néng)為(wèi)主，后来逐步增加融合通信功能(néng)，再开发生态平台，允许第三方合作伙伴应用(yòng)入驻企业应用(yòng)商(shāng)店(diàn)。阿里的“来往”在和腾讯的“微信”较量中败下阵来后，转而投入企业社交领域，于2015年初在原“来往”的基础上推出了“钉钉”产品。腾讯也于2016年推出了“企业微信”，开始布局2B战略，2018年腾讯把“企业微信”和个“人微信打通”，实现了内外互联。2019年12月华為(wèi)宣布推出“Welink”，把原本用(yòng)于内部沟通协作的工具开放出来，以SaaS服務(wù)的方式提供给用(yòng)户，借助于疫情企业不能(néng)复工之机，短期内获得了大量的用(yòng)户。疫情期间字节跳动公司也把自己内部的协作平台“飞书”开发出供用(yòng)户使用(yòng)，而且承诺永久免费。

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现有(yǒu)移动办公平台的不足念

上述这些工具各有(yǒu)优缺点，因為(wèi)金蝶一直服務(wù)于传统企业，对传统企业的内部办公流程非常熟悉，非常贴合传统企业的需求，但在用(yòng)户體(tǐ)验方面略显不足。而“钉钉”和“企业微信”出身于互联网基因，天生就是用(yòng)户體(tǐ)验好，获得年轻人的青睐，尤其适合于IT公司。但互联网公司天生的短流程、小(xiǎo)组织的特点基因也带入了其产品，它对传统企业的适应上显得有(yǒu)点水土不服。“Welink”刚刚推出不久，我对其功能(néng)还不是很(hěn)了解，我想因為(wèi)华為(wèi)介于互联网公司和传统ICT产业之间，其产品功能(néng)应该也是介于两者之间吧。

移动办公平台的推出大大方便了企业，尤其是疫情期间给政府和企业的沟通带来了极大的便利，可(kě)以说為(wèi)“抗疫”和经济复苏立下汗马功劳。但这些移动办公平台的主要目标客户是中小(xiǎo)微企业，其商(shāng)业模式设计理(lǐ)念还是采用(yòng)長(cháng)尾理(lǐ)论，因此其功能(néng)的普适性和个性化之间需要平衡，这就决定了这些产品不是定位于中大型企业。无论是办公公文(wén)流转还是其应用(yòng)商(shāng)店(diàn)由第三方所开发的业務(wù)系统如ERP、CRM等都不适合中、大型工业企业的需求。即使是单个系统勉强满足，但其上的各个系统之间并没有(yǒu)打通，业務(wù)流程是断层的，信息是孤岛的，也无法处理(lǐ)大型企业的复杂流程，无法做到业務(wù)协同。

本次疫情，很(hěn)多(duō)中大型企业也用(yòng)了“钉钉”、“企业微信”之类的移动办公平台，据我所知，主要是用(yòng)它的语音和视频会议功能(néng)，并没有(yǒu)用(yòng)它的办公及业務(wù)处理(lǐ)功能(néng)。即使是视频会议，它也只适合小(xiǎo)型的简单会议沟通，无法和专业的视频会议系统功能(néng)相比（其差别我至少能(néng)列出十种，在此就不列举了）。也就出现了我在《疫情过后企业数字化转型方向的深度思考》一文(wén)中所描述的场景，会开完了还是不能(néng)遠(yuǎn)程解决业務(wù)问题。因此，现有(yǒu)的办公平台只能(néng)算是移动协作平台还称不上移动协同平台。

05

中大型工业企业到底需要

什么样的协同平台

根据协同理(lǐ)论，管理(lǐ)系统能(néng)否发挥协同效应是由系统内部各子系统或组件的协同作用(yòng)决定的，协同得好，系统的整體(tǐ)性功能(néng)就好，形成整體(tǐ)效应或集體(tǐ)效应。反之，如果一个管理(lǐ)系统内部相互掣肘、离散、冲突或摩擦，就会造成整个管理(lǐ)系统内耗增加，系统内各子系统难以发挥其应有(yǒu)的功能(néng)，致使整个系统陷于一种混乱无序的状态。因此，企业要形成协同效应，首先要找到企业生产和经营活动的各个环节、各个方面相互制约、相互促进的内在功能(néng)體(tǐ)系的关键要素（即序参量），设计良好的管理(lǐ)机制，并以目标、驱动力、组织、制度、流程的形式表现出来，其次需要数字化工具落地。

按照迈克尔.波特的价值链理(lǐ)论，企业的价值分(fēn)為(wèi)两个维度，一个是以业務(wù)為(wèi)主線(xiàn)的主价值链，另一个是支撑业務(wù)的辅助价值链。所以一般的工业企业价值链见下图一，企业可(kě)以沿着这两条主線(xiàn)去寻找企业内部的子系统或者子模块并设计相应的机制。

图一价值链图

為(wèi)了更细化数字化在每一个子系统的渗透程度，可(kě)以在价值链二维图的基础上扩展為(wèi)三维图。以制造业為(wèi)例，根据工信部于2015年发布的《智能(néng)制造发展规划（2016-2020年）》。智能(néng)制造系统架构从生命周期、系统层级和智能(néng)特征三个维度对智能(néng)制造所涉及的活动、装备、特征等内容进行描述，智能(néng)制造系统架构如图二所示。

图二 智能(néng)制造系统架构图

要使企业发挥整體(tǐ)协同效应，纵向必须解决从战略到设备、横向解决从订单到交付的协同。（本文(wén)只讨论人与人的协同，人与机器的协同、机器与机器的协同将在工业互联网篇来深入讨论。）因此，必须建立起端到端的协同。在很(hěn)多(duō)制造型企业，借助于ERP、CRM、SCM等系统的建设，很(hěn)好地实现了业務(wù)层面的协同，但职能(néng)部门如综合管理(lǐ)、法務(wù)、审计、科(kē)技管理(lǐ)、纪检监察等部门之间以及职能(néng)部门和业務(wù)部门之间却缺乏协同。举例来说，接到客户的订单后需要组织生产，查询原材料库发现需要采購(gòu)原材料，于是发起采購(gòu)流程，最后却卡在法務(wù)部门，原因是合同审批要在線(xiàn)下才能(néng)完成。图三是典型的某家電(diàn)企业信息系统架构图，业務(wù)部门之间协同得很(hěn)好，但业務(wù)和管理(lǐ)职能(néng)却没有(yǒu)很(hěn)好地协同。

图三 某家電(diàn)企业信息架构图

要很(hěn)好地解决企业内部的协同问题，必须借助于协同办公平台作為(wèi)桥梁，打通各职能(néng)部门之间、职能(néng)部门和业務(wù)部门之间、線(xiàn)上線(xiàn)下之间的鸿沟。

06

协同平台的主要功能(néng)需求

為(wèi)了适应中大型工业企业的组织复杂性、业務(wù)复杂性需求，我认為(wèi)一个优秀的协同办公平台至少应该具备以下几方面的功能(néng)。

企业门户

理(lǐ)想化的企业门户应该是企业信息集中展示中心，也是员工工作台，是用(yòng)户和系统交互的唯一入口。有(yǒu)了门户，员工不必关心后面有(yǒu)多(duō)少个系统，只要通过这个工作台就可(kě)以处理(lǐ)日常的工作，能(néng)完成和别人的协同工作。因此门户的基本功能(néng)要求就是支持个性化门户定制、信息聚合（企业新(xīn)闻、业務(wù)相关信息等）、业務(wù)功能(néng)聚合、待办事项聚合等。

流程中心

灵活方便的流程引擎，支持自由流程、自定义流程及固定流程，支持复杂流程的定义和配置，能(néng)自动分(fēn)析流程的效率并给出流程调整的建议。通过和业務(wù)系统的集成实现端到端的流程。

全业務(wù)覆盖

凡是业務(wù)信息系统没有(yǒu)覆盖的职能(néng)部门都可(kě)以通过协同办公平台来来满足如综合办公管理(lǐ)、会议管理(lǐ)、法務(wù)管理(lǐ)、党建管理(lǐ)、科(kē)技管理(lǐ)等。

集成多(duō)种通信方式

支持文(wén)字、语音、视频等多(duō)种通信方式，支持语音会议、视频会议等，并能(néng)和专业的视频会议系统集成。

智能(néng)化

支持文(wén)字和语音的人机交互，通过语音方式给系统发出指令，系统能(néng)识别语音指令，并根据相应的指令完成相应的功能(néng)。比如通过语音告诉系统要预约一个会议，并把需要参加的人员、时间说出，系统会自动把会议安排好并通知相关人员，无需逐步输入，会议结束后能(néng)自动生成会议纪要，并发会议纪要分(fēn)发给相关人员。能(néng)做智能(néng)合规性检查，AI可(kě)以根据规则库自动判断流程的合规性，减少人工核对工作量。比如付款审批流程，系统能(néng)自动根据合同的付款条件、相关验收单、发票等条件判断是否可(kě)以审批，无需人工去核对。

移动化

移动化是协同办公平台的重要因素，只有(yǒu)移动化才能(néng)随时、随地不受时空的限制实现协同。

内外部协同 不仅仅支持内部的协同，还能(néng)突破企业的边界，支持和客户、供应商(shāng)协同。

電(diàn)子签章 《中华人民(mín)共和國(guó)電(diàn)子签名法(2019修正)》的颁布使電(diàn)子签章和物(wù)理(lǐ)公章一样具有(yǒu)同等的法律效力。而電(diàn)子签章的使用(yòng)使审批的效率大大提升，能(néng)实现全線(xiàn)上化，即使遇到这次疫情这种极端情况也不影响遠(yuǎn)程办公。

极佳的用(yòng)户體(tǐ)验

具有(yǒu)社交软件一样的用(yòng)户體(tǐ)验。

07

协同办公平台技术路線(xiàn)的选择

目前市场上没有(yǒu)哪一款成熟产品能(néng)完全满足企业的协同需求，最好的办法是自主开发，量身定做。但并非所有(yǒu)公司都有(yǒu)能(néng)力去自主开发，另外出于成本考虑也没有(yǒu)必要完全自主开发。因此，较好的选择就是成熟产品加二次开发的方式。如泛微协同平台就是不错的产品，非常适合中大型企业。

无论是自主开发还是选择成熟产品，其底层开发架构很(hěn)重要。我建议一定要选择微服務(wù)架构，一个大的协同平台由若干个功能(néng)模块组成，每个模块是松耦合，可(kě)以独立开发、独立部署，独立升级。尤其是独立部署很(hěn)重要，比如说考虑网络带宽的影响，一般把视频会议这种功能(néng)模块部署在公有(yǒu)云上，而其它工作流模块因為(wèi)和后台业務(wù)系统集成紧密，所以部署在私有(yǒu)云上。这种混合云模式既考虑了安全性又(yòu)考虑了用(yòng)户體(tǐ)验。

协同办公平台一定要和业務(wù)系统的深度集成才能(néng)真正称之為(wèi)协同平台，因此协同办公平台和业務(wù)系统的集成能(néng)力也就非常重要。而现在大部分(fēn)企业选择的ERP等产品并不支持微服務(wù)架构，而是采用(yòng)传统的ESB总線(xiàn)或者点到点的集成方式，因此在协同办公内部采用(yòng)API网关的方式，而和后台系统的集成则采用(yòng)ESB总線(xiàn)的方式。

08

协同办公平台的安全考虑

安全是一把双刃剑，过于安全会降低用(yòng)户體(tǐ)验，甚至阻碍协同，而过低的安全防护引发的安全事故会给企业带来巨大的经济损失。目前企业普遍采用(yòng)的方式就是把协同办公平台部署在企业内网，用(yòng)户通过VPN的方式访问，这种设计方式极大地影响用(yòng)户體(tǐ)验，像视频会议这种大流量访问对VPN设备是严峻的考验。造成这种情况的原因大都是因為(wèi)搞安全的不懂软件，搞软件的不懂安全。其实在软件设计时就必须按照微服模块来划分(fēn)安全等级，不同安全等级的模块放在不同的安全域，另外要分(fēn)层设计，按照接入层、业務(wù)逻辑层、数据库层划分(fēn)开，在部署时不同层的代码放在不同的物(wù)理(lǐ)服務(wù)器或者容器里。如果在软件层就解决了安全问题，就不需要太多(duō)在网络层做防护，其用(yòng)户體(tǐ)验会大大提升。

肖鹏

AMT事业合伙人

数字化转型专家、产业互联网、工业互联网研究學(xué)者，中國(guó)人民(mín)大學(xué)商(shāng)學(xué)院MBA企业家导师，EMBA企业家考官

先后担任顺丰商(shāng)业副总裁、CTO，新(xīn)奥集团信息中心副总经理(lǐ)、IBM 首席咨询顾问（首席架构师）。有(yǒu)28年的信息技术经验，其中15年的机械制造业、5年的能(néng)源行业、8年的互联网行业。设计过多(duō)个大型企业架构，管理(lǐ)实施过多(duō)个大型IT建设项目。